Qu'est-ce qu'un casier ? Qu'est-ce qu'un casier ?

Un casier permet de collecter des documents. Une fois déposés, les documents ne sont plus modifiables et ne peuvent être récupérés que par le ou les gestionnaires du casier.

Par exemple, un enseignant peut créer un casier pour recueillir des devoirs remis par ses élèves. ou encore des dossiers d'inscription à un voyage scolaire.

Les casiers créés sont placés dans un espace documentaire ; ils sont repérables par l'icône suivante :.

Comment créer un casier ? Comment créer un casier ?

Tout utilisateur qui a le droit de créer un dossier peut également créer un casier.
Pour créer un casier, il suffit de se placer dans le dossier de son choix dans un espace documentaire, et cliquer sur Ajouter > Casier.

Les droits du casier pourront ensuite être configurés pour déterminer qui est autorisé à déposer des documents dans celui-ci, et qui est autorisé à gérer le casier.
 

Remarque : il est inutile de créer des casiers sur votre espace personnel ; celui-ci ne serait pas accessibles aux autres utilisateurs.

Exemple : un casier par enseignant Exemple : un casier par enseignant



Sur l'illustration ci-dessus, un dossier salle des professeurs a été créé à la racine de l'espace documentaire de l'établissement. Dans ce dossier, chaque enseignant le souhaitant a pu créer son propre casier, permettant ainsi le dépôt de documents à son attention. Cette approche constitue une alternative à l'envoi de documents par la messagerie.

Comment gérer un casier ? Comment gérer un casier ?




Deux droits peuvent être configurés pour un casier :
  • Déposer dans le casier : détermine qui est autorisé à déposer des documents dans le casier ; les utilisateurs qui n'ont pas ce droit ne verront pas le casier ;
  • Gérer le casier : détermine qui est autorisé à accéder au contenu du casier et à manipuler les documents qui s'y trouvent ; le créateur du casier dispose automatiquement de ce droit.
Les gestionnaires d'un casier ont la possiblité de afin d'être notifiés à chaque dépôt.

Un utilisateur qui dépose un document dans un casier reçoit systématiquement une notification qui lui confirme le bon déroulement de l'opération.

Au dépôt d'un document dans un casier, son nom est complété par : la date et l'heure de dépôt, ainsi que le nom du déposant.


Important ! Techniquement, le propriétaire du casier devient propriétaire des documents qui y sont déposés. Ceci est nécessaire pour garantir que seuls les gestionnaires du casier seront en mesure de manipuler les documents déposés. Les autres utilisateurs, y compris le déposant, ne pourront pas consulter, modifier ou supprimer les documents déposés.

Exemple : un casier pour récupérer des dossiers d'inscription Exemple : un casier pour récupérer des dossiers d'inscription



Sur cet exemple, le casier "Inscription voyage" a été créé pour permettre aux parents et responsables d'élèves d'y déposer les différents documents demandés pour l'inscription à un voyage scolaire. Chaque responsable d'élève a la possibilité de déposer les documents qui le concernent, mais ne peut en aucun cas consulter les documents déposés par les autres responsables. Il ne peut pas non plus consulter son document une fois celui-ci déposé dans le casier.

Le ou les gestionnaires du casier pourront accéder à l'ensemble des documents déposés en ouvrant simplement le casier. Ils auront également la possibilité, pour ceux qui le souhaitent, d'être notifiés à chaque nouveau dépôt de document dans le casier.

Comment déposer un document dans un casier ? Comment déposer un document dans un casier ?

Étape n°1 : Localiser le casier dans l'espace documentaire, et l'ouvrir.

Une notice informe l'utilisateur qu'il est dans un casier et qu'il ne peut pas en consulter le contenu.

Étape n°2 : Ajouter un document.